Datapolitik for Aula

Personoplysninger og formål

Kommunen har som mål, at alle, der anvender Aula, skal føle sig godt informeret og vide, at al behandling af personoplysninger sker med respekt for dit privatliv. Derfor er denne privatlivspolitik udarbejdet således, at du som bruger af Aula bliver oplyst om kommunens behandling af dine personoplysninger i Aula samt om dine rettigheder i den forbindelse.

Du får informationer om følgende:

• Kontaktoplysninger på den dataansvarlige
• Formålet med behandlingen
• Retsgrundlaget for behandlingen
• Kategorier af personoplysninger
• Modtagere af personoplysninger
• Oplysningernes oprindelse
• Opbevaring af personoplysninger
• Dine rettigheder
• Klage til Datatilsynet

Kontaktoplysninger på den dataansvarlige

Kommunen er dataansvarlig for de personoplysninger, der behandles i Aula. Du finder vores kontaktoplysninger nedenfor.

Børn og Læring
Torvet 5, 7400 Herning
CVR-nr.: 29189919
Mail: bou@herning.dk

Hvis du har spørgsmål til vores behandling af dine personoplysninger, er du altid velkommen til at kontakte vores databeskyttelsesrådgiver.

Du kan finde mere info om vores databeskyttelsesrådgiver her.

Formålet med behandlingen

Formålet med Aula er, at børn, elever, forældre og pædagogisk personale har en sikker og brugervenlig adgang til information fra skoledagen eller livet i dagtilbuddet samt en fælles kanal til kommunikation og håndtering af praktiske opgaver i den forbindelse.

Til dette formål behandler vi personoplysninger om børn, elever, forældre og medarbejdere i Aula.

Retsgrundlaget for behandling af personoplysninger i Aula

Behandlingen af personoplysninger i Aula sker på baggrund af:

• Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra e, fordi behandlingen er nødvendig af hensyn til offentlig myndighedsudøvelse. Den offentlige myndighedsudøvelse er opgaver, som kommunerne er pålagt at udføre på skole-, dagtilbuds- og SFO-området og er reguleret i folkeskoleloven og dagtilbudsloven.
• Databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2, litra b, jf. databeskyttelseslovens § 7, stk. 2, fordi behandlingen er nødvendig for at overholde den dataansvarliges eller den registreredes arbejds- sundheds- og socialretlige forpligtelser og specifikke rettigheder.
• Databeskyttelseslovens § 11, stk. 1, for så vidt angår CPR-numre.

I det omfang der er tale om behandling af personoplysninger, som ligger udenfor ovenstående behandling, vil der forinden blive indsamlet konkrete samtykker efter databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a, og artikel 9, stk. 2, litra a. Det gælder f.eks. hvis dine og dine børns kontaktoplysninger skal kunne deles med andre forældre og brugere af Aula.

Kategorier af personoplysninger i Aula

Kommunens behandling af personoplysninger i Aula omfatter beskeder, kalendere, galleri, profiloplysninger, login, opslag m.v. Det betyder konkret, at kommunen både behandler almindelige, følsomme og fortrolige personoplysninger. Nedenfor følger en nærmere gennemgang af disse personoplysninger.

• Kontaktoplysninger på forældre, medarbejdere, børn og elever.
• Supplerende oplysninger om børn og elever vedrørende forhold, der er væsentlige at kende for institutionen. Det kan f.eks. være følsomme oplysninger om helbred, ønsker om særlig kost eller andre hensyn med det formål at kunne varetage barnets interesser og behov bedst muligt.
• Oplysninger i forbindelse med udveksling af beskeder i Aula, herunder f.eks. helbredsoplysninger eller oplysninger om familiære eller sociale forhold.
• CPR-nummer som Aula modtager fra UNI•Login. Oplysningerne har til formål at identificere brugere og knytte brugeren til et dagtilbud eller en skole og eventuelt klasse. Oplysninger fra UNI•Login indeholder ikke følsomme personoplysninger, men kan indeholde fortrolige oplysninger om navne- og adressebeskyttelse.
• Komme-gå tider inkl. fravær

Modtagere af personoplysninger

Kommunen deler kun data med samarbejdspartnere i det omfang, det er sikkert og relevant. I den forbindelse deler kommunen personoplysninger med:

• KOMBIT

KOMBIT er kommunens databehandler i relation til Aula. Dette omfatter, at KOMBIT har opgaven med forvaltning af Aula i forhold til it-driftsafvikling og videreudvikling. KOMBIT har indgået aftaler med leverandører om den praktiske udførelse af it-driftsafvikling og videreudvikling og opbevaring af personoplysningerne i Aula. KOMBIT behandler som hovedregel ikke personoplysninger, men overlader behandlingen til de leverandører, som KOMBIT har indgået aftale med.

• Netcompany

Netcompany er underdatabehandler til KOMBIT og varetager den praktiske udførelse af it-driftsafvikling og videreudvikling af Aula og opbevarer personoplysningerne i Aula.

• KMD og IST

KMD og IST er begge databehandlere til kommunen. KMD og IST er leverandører af kommunens administrative systemer. Hvis du opdaterer dine kontaktinformationer i Aula, videregives disse oplysninger automatisk til kommunens administrative systemer. Synkroniseringen sker med afsæt i kommunens behov for at kunne komme i kontakt med forældre til enhver tid.

I øvrigt anvender Aula den fælleskommunale infrastruktur til styring af adgang for kommunens medarbejdere samt til opsamling og lagring af data om brugernes anvendelse af Aula til brug for statistikker, såfremt kommunen har valgt at aktivere denne funktionalitet.

Her kan du læse mere om den fælleskommunale infrastruktur.

Inden for kommunen tilgås data af:

• Medarbejdere og fagpersoner, der er i tæt tilknytning til eleven/barnet
• Konsulenter og ledelse i forvaltningen i forbindelse med anonymiseret ledelsesinformation

Oplysningernes oprindelse

I forbindelse med første login på Aula bliver du som bruger bedt om at afgive en række oplysninger, som du senere kan ændre og opdatere i Aula. Dette gælder f.eks. dine kontaktoplysninger.

Der indhentes skolefotos fra kommunens andre systemer til brug for elevernes profilbilleder i Aula og til Komme/Gå funktionalitet.

Aula indhenter derudover personoplysninger fra UNI•Login, der styrer, hvilke brugere der har adgang til Aula. Det omfatter stamdata, relationer mellem brugere og informationer om institutioner.

Opbevaring af dine personoplysninger

Kommunen opbevarer dine personoplysninger, så længe dit barn er indskrevet i kommunalt dagtilbud eller grundskole. Personoplysningerne bliver slettet (når et eventuelt arkiveringskrav er opfyldt) senest 15 måneder efter, at dit barn ikke længere er indmeldt i kommunalt dagtilbud eller grundskole.

Dine rettigheder

Du har i henhold til databeskyttelseslovgivningen en række rettigheder i forhold til kommunens behandling af oplysninger om dig i Aula. Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder, skal du kontakte din kommune.

Ret til at se oplysninger (indsigtsret)

Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, som kommunen behandler om dig i Aula, samt en række yderligere oplysninger.

Ret til berigtigelse (rettelse)

Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig selv rettet.

Ret til sletning

I særlige tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig, inden tidspunktet for kommunens almindelige generelle sletning i Aula indtræffer.

Ret til begrænsning af behandling

Du har i visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må kommunen fremover kun behandle oplysningerne i Aula – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.

Ret til indsigelse

Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod kommunens ellers lovlige behandling af dine personoplysninger.

Ret til at transmittere oplysninger (dataportabilitet)

Du har i visse tilfælde ret til at modtage dine personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format samt at få overført disse personoplysninger fra én dataansvarlig til en anden uden hindring.

Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder.

Klage til Datatilsynet

Du har ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, kommunen behandler dine personoplysninger på i Aula.

Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk.