Kontorelev ved Herning Kommune

Forvaltningen Børn og Unge er en af de større forvaltninger i Herning Kommune. Forvaltningen består af tre centre:

• Børn og Læring
• Børn og Forebyggelse
• Udvikling og Økonomi.

Forvaltningen varetager mange forskellige funktioner blandt andet skoler, dagtilbud, specialinstitutioner, PPR, Sundhedspleje, administration med videre. Fælles for alle afdelingerne i Børn og Ung er, at de har fokus på børn og unges trivsel og velvære.

Du skal som elev Børn og Unge sidde i Udvikling og Økonomi.

Arbejdsopgaverne består blandt andet:

• Slå stillingsopslag op
• Indkalde folk til samtaler og sende afslag til ansøgere
• Oprette nyansatte i vores systemer
• Lave lønindplaceringer
• Indhente børne- og straffeattester
• Tilkoble sundhedsplejersker til gravide
• Koble sundhedsplejersker til tilflyttere
• Journalisere ophold på julemærkehjem til børn
• Journalisere mange forskellige ting på kollegaers personalesager
• Lave barselsskemaer
• Indberette socialvagter
• Betale regninger
• Lave dagsordner samt referater
• Ordne post
• Opdatere Intranet
• Øvrige opgaver:
• Processen i rekruttering af nye elever
• Aktivitetsdag

Som kontorelev i Staben får du mange forskellige opgaver. Det er en mindre afdeling, hvor der er stor tryghed i, at dagene oftest har faste arbejdsrutiner og opgaver, og hvor der er tid til fordybelse.

Forvaltningen Social, Sundhed og Beskæftigelse er en af de større forvaltninger i Herning Kommune, som varetager opgaver inden for Social og Beskæftigelse, Sundhed og Ældre samt Handicap og Psykiatri.

Arbejdsopgaverne består blandt andet af:

• Plejevederlag – Oprette sagen i NemSag. samt udbetaling af plejevederlaget. Her har du mailkorrespondance med en sagsbehandler. NemSag, er et fælles journaliseringssystem, hvor vi kan finde næsten alle relevante dokumenter i en sag.
• Billån (Handicapbiler) – Indhente data, så billånet kan gå igennem og afsluttes.
• Faktura betaling. De systemer der bruges her, hedder AS2007 og ØS-indsigt.
• Opretning af ydelsespakker til borgere når de bliver indskrevet og udskrevet på forsorgshjem.
• Faktura betalinger fra Apoteker, Billån, Mellemkommunal refusion, Kantinen, Staben, Direktøren, Udvalg og Råd under Social, Sundhed og Beskæftigelse.
• Mellemkommunal refusion – Faktura betaling af hjælpemidler.
• Oprette samt udbetale merudgifter til voksne jf. § 100.
• Ind og udskrivninger til forsorgshjem jf. § 110.
• Postfordeling – fysisk såvel digitalt.
• Aktivitetsdag - en gang om året har Herning Kommune en fælles aktivitetsdag. Her er du som elev med til at planlægge samt udføre opgaver på selve dagen. Det er en rigtig spændende proces, hvor du arbejder på tværs af forskellige forvaltninger, og selve dagen er rigtig givende, da du mødes med ansatte fra mange forskellige afdelinger i Herning Kommune.
• Hvert år op til jul har trængte borger mulighed for at søge legat. Der skal du sammen med en kollega, være med til at uddele det til de mest trængte.
• Deltage i møder i Ældrerådet samt udarbejde dagsordner og referat for Ældrerådet.

I staben for Social, Sundhed og Beskæftigelse, er trivsel blandt medarbejderne vigtigt. Det mærker du hurtigt ved det gode fællesskab, der er, samt at alle har det godt. Du vil i løbet af få uger inde i din elevtid, få indsigt i de metoder, der sikrer god trivsel.

BSK Økonomi er en afdeling under forvaltningen Social, Sundhed og Beskæftigelse. I BSK Økonomi arbejder vi med udbetaling- og beregning af diverse tilskud, heriblandt voksenlærlingetilskud

Eksempler på arbejdsopgaver:

• Betaling af tolkeregninger. Hvis en borger for eksempel har benyttet tolk til en jobsamtale, bliver fakturaen sendt BSK Økonomi. Der tjekkes op på bevillinger, samt bogføring på det korrekte kontonummer. 
• Beregning og udbetaling af voksenlærlingetilskud. Virksomheder som har voksenelever, kan få dækket elevens løn under praktikperioden. Ud fra anmodningsskemaer beregnes i Excel, hvor meget virksomheden skal have i tilskud.
• Godkendelse og journalisering af uddannelseskøb i overensstemmelse med budget.
• Behandling, godkendelse og journalisering af ansøgninger om jobrettet uddannelse.
• Fakturering: Oprette faktura i økonomisystemet ØS-indsigt samt udsende faktura
• Afstemning af puljer i systemerne NAV, ØS-indsigt og Export moms.

Som elev i BSK-Økonomi bliver du en del af et lille team. Du færdes blandt søde kollegaer, som er imødekommende og giver sig tid til at svare på de spørgsmål og refleksioner, der løbende opstår. Du har indflydelse og bliver med tiden medansvarlige på konkrete opgaver. Der er god mulighed for, at blive udfordret og få indsigt i andre opgaver, som kan have din interesse.

Som elev ved Drift og Service får du muligheden for at opleve det, at være elev i en decentral enhed.

Drift og Service er en uformel og god arbejdsplads med god humor og god diversitet i arbejdet.

Afdelingen består af ca. 300 ansatte, som tæller rengøringsassistenter, kantinemedarbejdere, specialarbejdere, administrative medarbejdere med videre.

Drift og Service varetager funktioner inden for reparation og udskiftning af fliser, vedligeholdelse af grønne områder, asfaltering med videre.

Derudover har Drift og Service siden 2016 varetaget rengøring på samtlige skoler i Herning Kommune, daginstitutioner, haller, Rådhuset med videre.

Eksempler på arbejdsopgaver:

• Økonomi: Faktureringer, betaling af faktura, diesel regnskab
• Opfølgning på forsikringssager
• Personale administrative opgaver
• Deltage i rekruttering af nye medarbejdere
• Deltage i diverse møder

Du bliver en del af et lille administrativ team, hvor omgangstone er god, og hvor der er god mulighed for at blive klogere på flere typer af opgaver. 

Som kontorelev i afdelingen Kultur og Fritid kommer du vidt omkring. Det er en afdeling, der er i bevægelse hele tiden og har fingeren på pulsen.

Kultur og Fritid ligger i forvaltningen By, Erhverv, Kultur, som arbejder på kryds og tværs af hinanden.

Kultur og Fritid har mange områder de ”servicerer”, for eksempel svømmehallerne, Bevæg Dig For Livet, museer, teatre, kulturhuse, events og meget, meget mere.

Som elev, får du forskellige selvstændige opgaver, og en masse ”frihed under ansvar”. Du bliver klædt godt på. Derudover følger du andre kollegaer ”på arbejdet” for at få et indblik i, hvad de laver - for eksempel en tur til møde i en anden by.

Eksempler på arbejdsopgaver:

• Besvare mails
• Håndtere regninger; herunder eksterne regninger samt udbetalinger. Disse skal godkendes på forhånd.
• Bloktilskud laves én gang om året. Bloktilskud er et tilskud Herning Kommune giver til haller, foreninger og kulturen. Der laves regnskab for det sammen med kollegaer. Det er en spændende opgave, hvor du får lov til at stå på egne ben.
• Håndtering af Conventus, hvilket er et bookingsystem, hvor foreninger i Herning Kommune, kan booke lokaler, haller, klasselokaler osv.

Der er masser af kulturelle steder og projekter i kommunen, og det er ikke muligt at komme hele vejen rundt, men du får lov til at snuse til lidt af hvert. Det kunne for eksempel være indvielser af kunst eller Kulturbussen.

Kultur og Fritid er en afdeling, som tit er med til de events, der lander i kommunen. Det kunne være alt fra VM i ishockey, Kulturfest Tema eller Melodi Grand Prix.

Det er også muligt at komme med ind over et projekt, som sker nu og her. Her vil du som elev blive taget med fra start, samt være en del af teamet.

Teknik og Miljø er opdelt i 3 områder:

• Ejendomme, Veje og Administration
• Natur, Miljø og Byggeri
• Drift og Service.

Under hvert område er der afdelinger med tilhørende afdelingsleder.

Som elev får du plads i Administration og Udvikling, der hører under Ejendomme, Veje og Administration.

Administration og Udvikling fungerer som bindeled mellem afdelingerne i Teknik og Miljø, som bandt andet står for:

• Personale
• Økonomi
• Hjemmeside
• Post
• Miljø, Infrastruktur og Naturudvalget
• Chefgruppen
• Scanningsopgaver
• Arkiv
• Forvaltningsbiler

Eksempler på arbejdsopgaver:

• Forsikringssager i forbindelse med ødelagt vejinventar, hvor der er et tæt samarbejde med Drift og Service.
• Opdatere informationer på Teknik og Miljøs infoskærme
• Løbende betaling af fakturaer
• Opretning samt annullering af medarbejdere i systemerne Improvento og TimeMap
• Indkøb af kontorartikler
• Håndtering af fysisk og elektroniske post

Udarbejde dagsordener og bilag til Miljø, Infrastruktur og Natur udvalgsmøderne samt assistere mine kollegaer samt chefgruppen.

Har du andre spørgsmål, kan du kontakte Charlotte Solgaard på tlf. 24 41 42 59.

Vi opfordrer alle interesserede uanset personlig baggrund til at søge stillingen som kontorelev ved Herning Kommune.