Oplysningspligt - Borgerservice

Formålet med behandlingen

Når du som borger henvender dig til Borgerservice, er det nødvendigt for kommunen at behandle dine personoplysninger for at kunne løse en række lovbestemte opgaver.

Vi indsamler dine personoplysninger til brug for besvarelse af henvendelser og sagsbehandling af følgende:

• Pas, kørekort og legitimationskort
• Lån til grundskyld m.v.
• MitID
• Flytning – herunder ind- og udrejser
• Lægeskift og sundhedskort
• Vielser
• Lægekørsel
• Digital Fuldmagt
• Digital post (fritagelse, læse- og skriveadgang)

Vi bruger bl.a. dine oplysninger til at:

• Behandle din ansøgning
• Foretage vurderinger
• Træffe afgørelser
• Behandle klager over afgørelser
• Sikre at eventuelle udbetalinger sker korrekt
• Foretage løbende opfølgning i dit forløb
• Videregive de oplysninger, som vi er forpligtet til at videregive

Hvis vi viderebehandler dine personoplysninger til et andet formål end anført her, vil vi forud for viderebehandlingen oplyse dig herom og formålet hermed.

Hvilke personoplysninger behandles?

Borgerservice behandler følgende kategorier af personoplysninger:

1. Almindelige personoplysninger (ikke-følsomme)

Disse omfatter oplysninger, der kan identificere en person, men som ikke er klassificeret som følsomme:

• Navn, adresse, telefonnummer
• Fødselsdato og alder
• Uddannelse og beskæftigelse
• Økonomiske forhold (f.eks. skat, gæld)
• Familieforhold og boligforhold

2. Særlige kategorier af personoplysninger (følsomme oplysninger)

Disse kræver særlig beskyttelse og må kun behandles under strenge betingelser:

• Race og etnisk oprindelse
• Genetiske og biometriske data (til entydig identifikation)
• Helbredsoplysninger

3. Oplysninger om strafbare forhold

Disse er særskilt reguleret og omfatter:

• Oplysninger om lovovertrædelser og straffedomme

Behandlingen af personoplysningerne er nødvendig for at levere den ønskede service, træffe afgørelser samt overholde lovgivningen på de givne områder.

Hvor får vi oplysninger fra?

Personoplysningerne modtager vi bl.a. fra dig selv, enten fysisk, digitalt eller telefonisk. Vi henter af egen drift oplysninger fra offentlige registre fx CPR-registret. Vi modtager også oplysninger fra Det Centrale Personregister om navn, adresse m.v. samt andre offentlige systemer som bl.a. SKAT og Udbetaling Danmark. Derudover modtages der også oplysninger fra tredjeparter bl.a. kørelærer, udlejere eller arbejdsgivere.

Retsgrundlag

Behandlingen af personoplysningerne skal altid ske med hjemmel i den relevante lovgivning. Grundlaget for vores behandling af oplysninger er:

• Databeskyttelsesforordningen art. 6, stk. 1, litra e for så vidt angår almindelige personoplysninger
• Databeskyttelsesforordningen art. 9, stk. 2, litra g, i og j for så vidt angår følsomme personoplysninger
• Vi overfører personoplysninger til arkiv i det omfang det følger af reglerne i arkivlovgivningen, jf. databeskyttelsesloven § 14
• Oplysninger om strafbare forhold behandles efter databeskyttelsesloven § 8
• CPR-loven
• Sundhedsloven
• Færdselsloven
• Ægteskabsloven
• Lov om kommunale Borgerservicecentre og fælleskommunale callcentre
• Pasloven
• MitID-loven
• Digital Post
• Lov om valg til bl.a. Folketinget, Kommunal- og Regionsrådsvalg og EU-valg.

Behandling af oplysninger om personnummer sker med henblik på entydig identifikation, jf. databeskyttelseslovens § 11, stk. 1.

Lovgivningen kan findes i sin helhed via retsinfo.dk

Retten til at trække samtykke tilbage

Som udgangspunkt benytter vi ikke samtykke efter databeskyttelsesforordningen for at kunne behandle dine personoplysninger. Hvis vores behandling af dine personoplysninger er baseret på dit samtykke efter databeskyttelsesforordningen, har du til enhver tid ret til at trække dit samtykke tilbage.

Hvis du vælger at trække dit samtykke tilbage, påvirker det ikke lovligheden af vores behandling af dine personoplysninger på baggrund af dit tidligere meddelte samtykke og op til tidspunktet for tilbagetrækningen. Hvis du trækker dit samtykke tilbage, har det derfor først virkning fra dette tidspunkt. Du skal være opmærksom på, at en ændring eller tilbagetrækning af samtykke kan medføre ændringer i din sag.

Modtagere af dine oplysninger?

Dine oplysninger bliver anvendt internt i kommunen.

Som led i kommunens sagsbehandling kan det også være nødvendigt at videregive dine personoplysninger til andre uden for kommunen.

Dine personoplysninger kan blive delt med følgende modtagere:

• Rigsarkivet.
• Offentlige myndigheder herunder klageinstanser.
• Udbetaling Danmark

Kommunen anvender også it‑leverandører (databehandlere) til at understøtte vores arbejde. Det gælder blandt andet Microsoft 365, som bruges til bl.a. e‑mail og dokumenthåndtering i cloud-løsninger.

Microsoft behandler personoplysninger på vegne af kommunen efter en databehandleraftale. Det betyder, at dine oplysninger behandles sikkert og i overensstemmelse med databeskyttelseslovgivningen. Oplysninger kan i den forbindelse blive behandlet eller opbevaret på servere inden for EU/EØS eller i tredjelande, hvor der er et godkendt overførselsgrundlag.

Opbevaring af dine personoplysninger

Vi opbevarer dine personoplysninger under behandlingen af din sag og sletter dem, når vi ikke længere har et sagligt behov for at opbevare dem. Opbevaringen kan ske i kortere eller længere tid, hvis der er et sagligt behov derfor og i henhold til arkivloven.

Hvis du gerne vil have oplyst, hvor længe specifikke oplysninger bliver opbevaret, er du velkommen til at kontakte Borgerservice  

Dine rettigheder

Du har efter databeskyttelsesforordningen en række rettigheder i forhold til vores behandling af oplysninger om dig. Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder, skal du kontakte os.

Du har følgende rettigheder:

• Ret til at se oplysninger (indsigtsret)
  Ret til at få indsigt i de oplysninger, som vi behandler om dig, samt en række yderligere oplysninger. Eksempelvis om, hvor vi har oplysningerne fra.
• Ret til berigtigelse (rettelse)
  Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig selv rettet. Du har også ret til at få dine oplysninger suppleret med yderligere oplysninger, hvis dette vil gøre dine personoplysninger mere fuldstændige og/eller ajourførte.
• Ret til sletning
  Som udgangspunkt må vi som offentlig myndighed ikke slette dine oplysninger, kun i ganske få tilfælde vil det kunne lade sig gøre. Kontakt os, hvis der er oplysninger som du mener skal slettes.
• Ret til begrænsning
  Du har i visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset.
• Ret til indsigelse
  Du har ret til at gøre indsigelse mod vores ellers lovlige behandling af dine personoplysninger.
• Ret til dataportabilitet
  Du har i visse tilfælde ret til at modtage dine personoplysninger og til at anmode om, at personoplysningerne overføres fra én dataansvarlig til en anden.

Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynet vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på datatilsynet.dk.

Du har ret til at klage til Datatilsynet over indsamling og registrering mv. af oplysninger om dig:

Du kan finde kontaktoplysninger på Datatilsynet på datatilsynet.dk.

Har du spørgsmål?

DPO, Herning Kommune
Data Protection Officer (Databeskyttelsesrådgiver)

Tlf.: 93 59 45 58
Mail: dpo@herning.dk