DPO og GDPR (databeskyttelse)

Hvordan håndterer vi persondata? Og hvad gør du, hvis du har mistanke om, at vi har lækket persondata? Eller hvis du mener, vi har krænket fortrolighed i håndtering af data?

Når Herning Kommune behandler dine oplysninger, har vi stort fokus på, at oplysningerne behandles sikkert, og ikke kommer til uvedkommendes kendskab.

For at vi kan levere vores kommunale services og ydelser, har vi brug at behandle personoplysninger. Det gælder oplysninger om både borgere, foreninger, virksomheder, ansatte og samarbejdspartnere.

På denne side finder du overordnet information om, hvorfra Herning Kommune indhenter dine oplysninger, og hvor længe vi gemmer oplysningerne. Desuden finder du kontaktoplysninger på Herning Kommunes databeskyttelsesrådgiver.

Hvis du har spørgsmål til vores håndtering af dine persondata, er du velkommen til at kontakte vores databeskyttelsesrådgiver (DPO).

Databeskyttelsesrådgiveren (DPO'en) skal holde øje med, at kommunen lever op til databeskyttelsesloven.

DPO'en er i sin funktion en uvildig instans, der ikke refererer til administrationen.

DPO'en giver råd og vejledning til fagområderne om lovlig, god og sikker håndtering af persondata. Det gør hun sammen med juristerne.

Kontakt DPO'en, hvis du er i tvivl om, om vi håndterer dine persondata korrekt. 

Databeskyttelsesrådgiverens (Datatilsynet). 


Databeskyttelsesrådgiveren (DPO'en) kan ikke hjælpe dig med den faglige sagsbehandling. Hun kan heller ikke hjælpe dig med de afgørelser, som fagområderne træffer.


Nogle informationer kan vi selv hente fra andre offentlige myndigheder eller fælles registre, så som indkomstoplysninger, SKAT, BBR mv. Andre informationer beder vi dig om at oplyse, når du eksempelvis ansøger om en ydelse eller service. 

Du har altid ret til at få at vide, hvorfra vi henter oplysninger om dig i forbindelse med dine services og ydelser i kommunen. Det enkelte fagområde skal oplyse det til dig i forbindelse med eksempelvis en ansøgning om en service eller ydelse. 


I forbindelse med behandlingen af din sag vil det i mange tilfælde være nødvendigt at indhente oplysninger om dig. Ved disse behandlinger bestræber vi os på ikke at indhente flere oplysninger, end de der er nødvendige for at kunne behandle din sag.


Som udgangspunkt bruger vi den fælles-offentlige login-løsning NemLogin. Her bruger du dit NemID som nøgle til at logge dig ind på selvbetjeningsløsninger og blanketter. 

Du kan dog også støde på formularer eller selvbetjeningsløsninger, som ikke kræver så høj sikkerhed.

Her kan du typisk oprette dig med et selvvalgt brugernavn og password. Det sker for eksempel på bibliotekernes løsninger til selvbetjening.


Når vi henter personlige oplysninger om dig og gemmer dem i forbindelse med vores arbejde, er der forskellige retningslinjer for, hvor længe vi gemmer dem.

Det varierer, alt efter om det drejer sig om en sag i Jobcentret, en byggesag eller en jobansøgning. 

Inden for visse fagområder skal vi aflevere dine sager og informationer til Rigsarkivet, før vi må slette dem. Det bliver reguleret af arkivloven. 

Du kan få præcise oplysninger om, hvor længe vi gemmer dine oplysninger, hvis du kontakter de enkelte fagområder i kommunen.


Som registreret hos Herning Kommune har du ret til at få indsigt, gøre indsigelse og få berigtiget det, der er registreret om dig.

Ret til oplysning

Du har ret til at blive oplyst, når vi indsamler personoplysninger om dig eller snarest muligt derefter. Retten gælder uanset om oplysningerne kommer direkte fra dig eller en anden. Du har ret til at få oplyst formålet med behandlingen samt andre informationer, der kan give dig et overblik over, hvad kommunen anvender dine personoplysninger til.

Ret til indsigt

Hvis du ønsker at få indsigt i de oplysninger, vi har registreret om dig, skal du sende os en anmodning om indsigt. Her skal du oplyse, hvilke oplysninger du gerne vil se.

Indsigtsretten giver dig ret til at få indsigt i de personoplysninger, vi har registeret om dig. Vær opmærksom på, at hvis du ønsker at få et eller flere dokumenter fra en sag udleveret, skal du ikke bede om indsigt efter databeskyttelsesforordningen. Her skal du i stedet bede om aktindsigt.

Ret til at rette oplysninger

Du har ret til at få urigtige eller vildledende oplysninger om dig selv rettet.

Vi er imidlertid underlagt en notatpligt for at dokumentere det grundlag, som en afgørelse er blevet truffet på. Det betyder, at vi som udgangspunkt ikke må fjerne oplysninger, når de først er indgået i en sag. Derfor skal vi beholde de oprindelige, men måske forkerte, personoplysninger. Vi vil dog altid tilføje et notat med de rigtige oplysninger til sagen.

Hvis du er uenig i rigtigheden af det, der er registreret om dig, eller hvis du er uenig i behandlingen/tilgængeligheden af dine oplysninger, skal du kontakte sagsbehandleren på sagen.

Ret til at slette

Når personoplysninger behandles i en kommune, er der en begrænset adgang til at få slettet sine personlige oplysninger. Derfor har du som udgangspunkt ikke ret til at få slettet oplysninger fra din sag. Vi har dog mulighed for at slette dine oplysninger, hvis de ikke indgår i en sag - eksempelvis hvis du anmoder om at blive frameldt en service.

I visse tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger, der handler om dig. Det kan du læse mere om under punktet: "Hvornår har jeg ret til at få slettet oplysninger."

Du har også ret til at bede en sagsbehandler om hjælp til at forstå, hvad behandlingen af dine oplysninger og afgørelsen af din sag går ud på.

Sådan udnytter du dine rettigheder

Du har en række rettigheder som registreret. En af dine rettigheder er, at vi som udgangspunkt har pligt til at oplyse dig, når vi begynder at indsamle dine personoplysninger. Herudover giver rettighederne dig mulighed for at få indsigt i, hvilke personoplysninger vi behandler om dig og mulighed for at få berigtiget urigtige oplysninger.

Hvis du ønsker at udnytte dine rettigheder, skal du rette henvendelse til den afdeling, der behandler din sag.

Find den relevante medarbejder eller afdeling.

Herudover har du altid ret til at klage til Datatilsynet.

Du kan læse mere om dine rettigheder nedenfor eller på datatilsynets hjemmeside.


Persondataforordningen står ikke over anden lovgivning. Du kan derfor IKKE få de oplysninger vi har og behandler om dig slettet, hvis de er underlagt en anden lovgivning. Det kan for eksempel være socialloven, straffeloven eller forvaltningsloven.

Hvis vi behandler oplysninger, der er forkerte, unødvendige eller uden lovlig grund, kan du bede om at få dem slettet.

Det kan f.eks. være, hvis oplysningerne ikke længere er nødvendige for at opfylde de formål, hvortil de blev indsamlet. Det kan også være, hvis et samtykke, som er nødvendigt for behandlingen, bliver trukket tilbage.

Læs mere hos Datatilsynet.


Kommunens databeskyttelsesrådgiver (DPO) er ikke klageinstans i forhold til eventuelle klager over kommunens håndtering af personoplysninger. Det skyldes, at databeskyttelsesrådgiveren ikke kan træffe afgørelser.

Men databeskyttelsesrådgiveren (DPO'en) kan hjælpe dig, hvis:

  • Du er i tvivl om, hvorvidt kommunen håndterer dine personoplysninger korrekt.
  • Du har mistanke om, at kommunen har lækket personoplysninger.
  • Kommunen på anden måde har krænket fortroligheden i håndtering af dine eller andre personers data.

DPO'en vil i disse tilfælde undersøge din henvendelse nærmere og kontakte den respektive afdeling.

Kontaktoplysninger på databeskyttelsesrådgiveren finder du i boksen "Kontaktinfo" på denne side.

Ønsker du at klage over kommunens behandling af dine personoplysninger, kan du til enhver tid klage til Datatilsynet.

Læs mere om klageadgang på Datatilsynets hjemmeside. 


Herning Kommune følger Datatilsynets anbefalinger om beskyttelse af persondata i forbindelse med anvendelse af fotos og video, herunder reglerne i EU's databeskyttelsesforordning.

Læs Datatilsynets anbefalinger om beskyttelse af persondata.

Ud over disse regler er vi opmærksomme på ikke at vise billeder, der kan virke krænkende, og vi er særligt påpasselige med brug af billeder af børn, sårbare borgere og ældre.

Herning Kommune anvender oftest kun situationsfotos og videoer, hvor formålet er at vise en aktivitet eller en situation. Det kræver som udgangspunkt ikke samtykke fra personer på billederne/videoerne.

Når Herning Kommune anvender portrætfotos, hvor formålet er at afbilde en eller flere bestemte personer, beder vi altid eksplicit og mundtligt eller skriftligt om samtykke, jfr. Datatilsynets anbefalinger om samtykker, til at bruge billederne i kommunale sammenhæng på fx hjemmesider, sociale medier, pressemeddelelser, brochurer, plakater m.v.

Læs Datatilsynets anbefalinger om samtykke.

Ved portrætfotos af børn, sårbare borgere og ældre anmoder vi altid om skriftligt samtykke til brug i kommunale sammenhænge, fx på Facebook.

Uagtet samtykke, kan personer til enhver tid anmode Herning Kommune om at få fjernet og slettet et portrætfoto.


Herning Kommune har en Facebookside. 

Du skal være opmærksom på, at Facebook indsamler data ved hjælp af cookies, når du bruger vores Facebookside. Det betyder blandt andet, at vi kan få statistik over vores besøgende, ligesom Facebook bruger oplysningerne til at målrette indhold til dig.

Du kan læse mere om Facebooks cookiepolitik på Facebook.

Herning Kommune har ingen indflydelse på, hvordan Facebook bruger dine data, men virksomheder har ifølge en EU-dom fra 5. juni 2018 et fælles ansvar med Facebook for at overholde reglerne om beskyttelse af dine persondata.

Justitsministeriet er på vegne af den offentlige sektor i Danmark i dialog med Facebook om konsekvenserne af dommen om delt dataansvar. Dialogen med Facebook sker ikke kun i Danmark, men på fælleseuropæisk plan.

Herning Kommune afventer resultatet af denne dialog og efterfølgende anbefalinger fra kommunernes organisation KL.

Har du spørgsmål om Herning Kommunes brug af Facebook, kan du altid kontakte Kommunikation.


Kontaktinfo

Carina Roskilde
DPO
Tlf.: 93594558
Send e-mail til carina.roskilde@herning.dk

 

Brug altid en sikker mail, hvis din besked indeholder personlige eller følsomme oplysninger.