Referater fra styringsdialogmøder

Mødedato: 31. oktober 2024 kl. 8:00-9:30

Sted: Rådhuset, Torvet 5, 7400 Herning - lokale C1.47

Deltagere:

• Forretningsfører Bendix Jensen
• Forperson Ulla-Helena Jensen
• Chefjurist Herning Kommune, Peter Vallentin
• Arkitekt m.a.a - Byplanlægger Herning Kommune, Annette Niemann
• Cand.jur. Herning Kommune, Susanne Midtgaard Lykke

Dagsorden og mødereferat:

Punkt 1: Velkomst og præsentation af mødets deltagere

Punkt 2: Boligselskabets overordnede beretning - hvordan går det?

Selskabets forretningsfører berettede bl.a., at Lejerbos byggeri på Herning+ er planlagt til at stå færdigt omkring 2027. Man arbejder ihærdigt på at bevare så meget som muligt af den helt særlige karakter og sjæl, som den gamle sygehusbygning rummer. Bl.a. arbejdes der på at bevare de murede rundbuer og andre karakteristika.

Lejerbo er på vej ind i en fusion med DAB. Dette betyder, at selskabet bl.a. bliver mere robust. Selskabet kom ud af 2023 med et årsresultat på minus en lille million. Dette skyldes kursjusteringer på værdipapirer.
Selskabets dispositionsfond er i balance og vil være stødt stigende i årene fremover. Alle selskabets afdelinger har positive årsresultater på nær afd. 011 Museumsgade, hvor der fortsat er ledige boliger.

Den vanskelige situation vedrørende afdeling 304-0 og Afd. 402-0 på Museumsgade med mange ledige boliger er et kendt problem, og der arbejdes ihærdigt på at finde en løsning. Der er tale om ældre og meget brede industribygninger, hvor det er vanskeligt at få dagslys ind i midten af boligerne. Der er desuden søjler placeret rundt i bygningen på en meget uhensigtsmæssig måde, som forstyrrer og besværliggør indretningen. Museumsgades ungdomsboliger er opført i 1988 og rummer i alt 56 ungdomsboliger. Pga. bygningens indretning er det svært at lave boligerne om til familieboliger/ældreboliger.

Boligselskabet finder, at den bedste løsning er at opføre en ny afdeling, hvor der kan etableres familie- og ældreboliger - og måske seniorfællesskaber. Grundens beliggenhed er god og giver mange muligheder. 

Boligselskabet har samlet et notat, der afdækker hvilke udfordringer og muligheder, der er for afdelingen på Museumsgade. Materialet er afleveret til kommunens planafdeling, som vil bidrage med inspiration til mulighederne for ejendommen.

Afdelingerne i Ilskov og på Knuthenborgvej har høje fraflytningsprocenter. Der er tale om meget små afdelinger, og man følger situationen tæt.

Det nævnes, at boligselskabets afdeling på Valdemarsvej er meget velfungerende, og man håber meget på, at arbejdet med den sociale helhedsplan kan fortsætte. Boligselskabet har kun en mindre afdeling på Valdemarsvej, men vil fortsat gerne bidrage til den sociale helhedsplan i området.

Punkt 3: Dokumentationspakken 2024 - opmærksomhedspunkter mv.

Dialogmødet tager udgangspunkt i styringsrapporten, som er udfyldt og indgivet på styringsdialog.dk. 
Af rapporten fremgår det bl.a., at boligselskabet har forslag til fremtidigt samarbejde og drøftelse med kommunen vedr. nybyggerier og ønske om etablering af nye afdelinger.

Vedrørende tidligere drøftede forhold, så er skema B på Herning+ (sygehusarealet) godkendt den 12. november 2024. Det forventes, at afdelingen kan sættes i drift fra august eller december 2027.

Afdelingerne 011 Museumsgade og afd. 825 Sabroesvej har haft ”røde” effektiviseringstal i tre på hinanden efterfølgende år.

Afd. 825 Sabroesvej:

Det er meget svært at effektivisere afdelingen, og der er forsøgt flere tiltag gennem årene.

Moms i afd. 825-1, Sabroesvej, Serviceareal. Selskabets revisor har konstateret, at der i balancen for afd. 825-1, vedr. serviceareal, fremgår et skyldigt beløb benævnt ”moms”, som til-yneladende er akkumuleret over en længere periode. Det er oplyst til revisor, at Lejerbo vil undersøge baggrunden herfor, således beløbet kan blive udlignet efterfølgende.

Fraflytningsprocenterne i følgende afdelinger 005 Ilskov,359 Knutenborgvej og 550 Kampmannsgade er over landsgennemsnittet. Selskabet følger udviklingen nøje.

Boligselskabet har i øvrigt fremlagt selskabets årsberetning og revisionsprotokollat.

Vedrørende nybyggeri, så er der givet selskabet 3 kvoter i 3 mindre bysamfund fordelt således: Studsgaard 10 boliger, Sinding 6 boliger, Fasterholt 6 boliger. Selskabet ønsker at anvende de 3 kvoter i ét samlet udbud. Dette ønske er dog udfordret af, at der i Fasterholt skal udarbejdes en ny lokalplan, inden der kan laves et udbud.
Selskabet forventer, at de nye afdelinger skal placeres i nær forbindelse med allerede eksisterende afdelinger i bysamfundene af hensyn til en økonomisk forsvarlig drift af de enkelte afdelinger. Tilsynet tilkendegiver, at dette er den eneste rigtige løsning.

Punkt 4: Eventuelt

Der var ikke noget til punktet.

Mødedato: 28. oktober 2024 kl. 9:00-11:00

Sted: mødet blev afholdt i lokaler ved Fællesbo Nygade 20, 7400 Herning 

Dagsorden og referat

1. Velkomst og præsentation af mødets deltagere

På mødet deltog fra boligselskabet Fællesbo direktør Peter Bøgebjerg Mortensen, formand Finn Stengel Petersen, næstformand Mona Hedegaard, drifts- og projektchef Kim B. Grarup, udlejnings- og boligsocialchef Gitte Bjerregaard, økonomichef Bruno Bak Nielsen og controller Jesper G. Kjeldsen. Fra Herning Kommune deltog chefjurist Peter Vallentin og stabschef Karin Locander.

2. Boligselskabets overordnede beretning – hvordan går det?

Boligselskabets direktør beretter, at selskabet har 7 igangværende helhedsplaner, som fylder meget og trækker rigtig mange resurser. Der er store ting i gang, og det kan mærkes i hele organisationen.

Fællesbo er opmærksomme på ikke at sætte alt for meget nyt i gang pt. Dette er bl.a. af respekt for de ansatte, som arbejder intenst med alle helhedsplanerne.

En enkelt kontrakt vedrørende en af helhedsplanerne mangler at blive underskrevet. Aftalen er dog lavet og indgået til fornuftige priser.
Byggelånsrenterne har været lidt svære at forudse, men de er heldigvis på vej ned igen.

Overordnet går det rigtig godt i Fællesbo, og man får løst opgaverne.

De 7 helhedsplaner er oplistet nedenfor:

Afd. 16 Sjællandsparken som består af 89 boliger, hvoraf 38 boliger nu står færdige, og beboerne er flyttet ind. To opgange er ikke færdige endnu, da der under renoveringen opstod en vandskade, som medførte en mindre forsikringssag. De beboere, som er flyttet ind, er meget glade for det, der er lavet i boligerne.

Afd. 19 Mindeparken. Der har været ”første hammerslag” på byggeriet. NCC er hovedentreprenør på renoveringen.

Afd. 21 Gormsvej er efter nogle justeringer blevet et godt projekt, og boligselskabet forventer, at beboerne bliver meget tilfredse med boligerne.

Afd. 24 Thyrasvej er også godt på vej mod målet, og tidsplanen følges. Kun i én blok er renoveringen ikke opstartet. Opstart her forventes at ske i december. De sidste 4 blokke forventes at stå færdige i 2025.

Afd. 104 Fredhøj, her er selskabet i færd med at indgå aftale og skrive kontrakt med entreprenør Eigil Rasmussen. Selskabet har tidligere samarbejdet med entreprenøren. Prisen på projektet er nogenlunde holdt. Det er et karrébyggeri, hvilket er en kompleks opgave. Fredhøj rummer over 100 forskellige lejlighedstyper.

Afd. 106 Sønderager, her er der sket indflytning i blok 1 og 2, og man er opstartet renoveringen af de sidste ejendomme. Man renoverer 3 blokke ad gangen. Der blev afholdt åbent hus i nogle af de færdigrenoverede lejligheder den 28. oktober 2024.

Afd. 107 Porshøj, her arbejdes der pt. på 5 bygninger. 2 bygninger er færdige og afleveret. NCC er hovedentreprenør på dette byggeri.

De 7 helhedsplaner tager mange resurser, men de kører planmæssigt.

4 mindre helhedsplaner er på vej, men fordi Landsbyggefonden har ændret støttebetingelserne og ikke længere yder støtte i samme omfang til helhedsplaner, er økonomien udfordret i forhold til disse 4 helhedsplaner.

2 nye projekter i hhv. Lind og Herning midtby er på vej. Projektet i Lind afventer udarbejdelse af kommuneplan og efterfølgende ny lokalplan. I projektet i Herning Midtby, som rummer 42 boliger, arbejdes der pt. i samarbejde med den private bygherre om den rette disponering af grunden.

3. Dokumentationspakken 2024-opmærksomhedspunkter mv.

Selskabet er lidt udfordret af tomgang i ungdomsboliger. Man er meget opmærksom på dette, og der arbejdes på forskellige løsninger. Særligt opmærksom er man på afdeling 100 AI. Holmsvej, hvor der arbejdes på at finde løsninger, der tilgodeser flere forskellige udfordringer

Selskabet ønsker dialog med kommunen om, hvorvidt der er flere uddannelser på vej til kommunen? Det oplyses hertil, at der hele tiden er fokus på at tiltrække og etablere nye uddannelser, men konkret kan der ikke siges noget om, hvorvidt der pt. er nye uddannelser på vej til kommunen.

I forbindelse med de kommende helhedsplaner, hvor de oprindelige beboere er fraflytte deres bolig, har boligselskabet indgået 54 ekstraordinære aftaler om tidsbegrænsede lejemål i afdelinger med kommende helhedsplaner. De ekstraordinære aftaler betyder, at beboerne har et lejemål indtil renoveringen igangsættes. Herefter er det op til beboeren selv at finde genhusning. Det er en nem, hurtig og billig måde at få en bolig i kort tid f.eks. i forbindelse med en skilsmisse mv. Boligerne har også været anvendt til husning af ukrainske flygtninge, specielt ved krigens start. Det har været helt afgørende for kommunen og ukrainerne, at Fællesbo har haft denne mulighed for at hjælpe.

Afd. 9 Ørstedgården og Afd. 14 Elmegården: Færdiggørelsen af helhedsplanen i disse to afdelinger er blevet fordyret og har trukket ud da hovedentreprenøren gik konkurs. Status er nu, at altanerne er blevet lavet, og udenomsarealerne er på vej til at blive gjort færdig. Ram-øll har besigtiget samtlige lejligheder og udarbejdet en mangelliste.

Boligselskabet har i årets løb haft 6 sager ved beboerklagenævnet.

Fællesbo har søsat systemet E-drift. E-drift systemet indførtes for 1,5 år siden og er udviklet af NTI. Fællesbo er det første selskab på systemet. Systemet rummer 30 års planerne, og sidste år blev systemet anvendt i forbindelse med alle markvandringer. Pt. er det 1. version, der anvendes, men i løbet af oktober 2024 opdateres systemet til version 2, som gerne skulle være mere brugervenligt og mere brugbart for lejere og afdelingsbestyrelser.
I E-drift findes også et modul, som ejendomsfunktionærerne kan anvende. Det kører efterhånden rigtig godt. Fællesbo skal i gang med en screeningsproces, som skal sikre, at alle brugere indtaster på samme måde i systemet.
E-drift systemet kan holdes op imod Landsbyggefondens granskning af afdelingerne. Der er ikke overensstemmelse mellem E-driftsrapporten og screeningsrapporterne. Fra granskningsrapporten kan Fællesbo anvende den standardiserede energirapport.

Fra selskabets årsberetning fremgår det vedr. afd. 500 Bytoften, at ”Samtidig har vi drøftet muligheden for ombygning af institutionen i afd. 500 Bytoften til familieboliger, hvis Herning Kommune beslutter sig for at nedlægge institutionen.”
Der er indgivet en ansøgning om en kvote til 8 boliger, som skal indrettes der, hvor der i dag er institution.

Af selskabets regnskab fremgår det, at indtægterne for 2023 i alt lå ca. 24 mio. kr. over budget med en ekstraordinær indtægt på 9,12 mio. kr. Renteindtægter udgjorde 10,38 mio. kr., mens de budgetterede renteindtægter var på 241.000,00 kr.
Årets udgifter var tilsvarende højere, men kun med et overskud på 675.000 kr. På udgiftssiden ses f.eks. en renteudgift på 9,4 mio. kr. over budget, samt en ekstraordinær udgift på 9,2 mio. kr. De ekstraordinære indtægter og udgifter skyldes regnskabstekniske krav i forbindelse med tilskud fra Landsbyggefonden.

4. Eventuelt

Under punktet eventuelt blev det nævnt, at salget af afd. 270 på Jens Jensens vej i Haderup er på plads. Køberne har underskrevet aftalen, og Fællesbo har fået flyttet beboerne.

Vedrørende afdelingen Kastaniegården, så arbejdes der på at få godkendt konstruktionen, så køber er en friplejeleverandør. På denne måde kan bygningerne sælges uden godkendelse fra ministeriet.
I december forventer Fællesbo at have et udbud klar vedrørende genhusningsboligerne på Rosenholm.

FN’s verdensmål nu skrevet ind i Fællesbos vision for årene 2023-2028. Bæredygtighed er kommet for at blive, og det er en mere og mere vigtig dagsorden.

Hovedbestyrelsen stiller sig til rådighed for alle afdelingers årsmøder. Dette giver en rigtig god samhørighed mellem hovedbestyrelsen og afdelingsbestyrelserne.

Der er afholdt kursusweekend for alle afdelingsbestyrelser, og repræsentantskabsmødet blev afholdt i maj, hvor næstformanden blev genvalgt og to nye valgt ind. Alt i alt kører det rigtig godt, og der er arbejdsro i Fællesbo.