Kommunikationspolitik

Inden vi kommunikerer, tænker vi igennem, hvem målgruppen er. Det gælder, hvad enten det er internt eller eksternt.

Hvem skriver vi til?
Hvem skal forstå budskabet?
Og hvad skal de have ud af at læse teksten?

Det er vigtigt for al god kommunikation.

Husk også, at modtageren kan mangle forudsætninger for at kunne læse eller forstå teksten.

Vores kommunikation med borgerne og omverdenen i øvrigt skal være forståelig for alle. Det har vi både et demokratisk og et professionelt ansvar for. Derfor forsøger vi i skriftligt materiale at holde lixtallet nede på max 40. Det svarer til det, du finder i en kvalitets-avis.

Vi skriver præcist og så kort som muligt. Vi undgår så vidt muligt fremmedord og passiver - altså for eksempel "man" eller "det vurderes".

Formuleringer som "det forventes", og "det skal undersøges nærmere" præciserer ikke hvem, der gør hvad. Det skaber afstand og forstærker myten om bureaukrati og skrankepaveri. Som udgangspunkt skriver vi "jeg" eller "vi". Ikke "man".

Vi kommunikerer professionelt, offensivt, præcist og konkret med omverdenen.

Vi respekterer mediernes deadlines og journalisternes arbejdsforhold. Det er i alles interesse og en del af det at vise god dømmekraft.

Vi har gode historier at fortælle. Så det gør vi. Vi kan også have mindre gode historier at berette om. Så det gør vi også, når vi vurderer, det er det rigtige.

Vi kommunikerer i tide internt. Berørte medarbejdere skal ikke høre nyt via pressen.

Det er kun Staben Kommunikation, der sender officielle pressemeddelelser ud. Dermed sikrer vi, at de rigtige historier kommer ud. Og vi sikrer, det sker i den rigtige rækkefølge. Pressemeddelelser skal bidrage til den overordnede fortælling om os.

Alle medarbejdere har ret til at udtale sig faktuelt til en journalist. Blot skal nærmeste chef, forvaltningsdirektør og eventuelt kommunaldirektør og borgmester orienteres på mail.

Udtalelser, der giver udtryk for en holdning, hører til på chef-, direktør- eller udvalgsformandsniveau.

Opstår der en krise, bør du altid tage kontakt til Staben Kommunikation.

God kommunikation er en del af vores arbejde.

God kommunikation er at tænke kommunikation og målgrupper ind undervejs i de forskellige arbejdsprocesser. Uanset, om vi skal kommunikere med kolleger eller borgere.

Når vi er skarpe på kommunikationen fra begyndelsen, træder målet med opgaven også tydeligere frem.

Hvis et stykke arbejde grundlæggende ikke kan kommunikeres, er der stor risiko for, at opgaveformuleringen eller målet med arbejdet er uklart.  Det gælder også, hvis vi ikke kender målgruppen. Begge dele giver et dårligere resultat.

Herning Kommune har en række forskellige kommunikationskanaler, vi kan benytte os af. Når vi skal kommunikere, overvejer vi nøje, hvilken af dem vi skal bruge. Herning.dk, intranet, Facebook, SMS, nyhedsbrev, mail, brev og telefonopkald "kan" noget helt forskelligt.

Vi bruger både vores professionalisme, vores gode dømmekraft og vores økonomiske sans, når vi vælger mellem dem.

Tal med Staben Kommunikation eller webkoordinatorerne, hvis du er i tvivl. 

Udviklingen går overalt i det danske samfund mod mere og mere digitalisering. Derfor overvejer vi det nøje, før vi bruger penge på at trykke pjecer, foldere, plakater, årsrapporter med mere.

Når vi trykker materiale på den gammeldags facon, bruger vi borgernes penge. Udgiften til opsætning og tryk skal afvejes nøje mod målgruppens størrelse og det, vi vil opnå. Ofte vil herning.dk, eller måske intranettet, i stedet kunne bruges.

Vi bruger vores økonomiske sans.

Nogle mennesker forstår lettere en problemstilling eller en besked, hvis der er knyttet billeder eller andre typer af illustrationer til ordene. Det giver rigtig god mening - man siger jo, at et billede fortæller mere end 1000 ord...

Herning Kommune bruger derfor billeder, tegninger eller video-stumper i det omfang, det er muligt.

Vær opmærksom på, om du frit kan bruge fotos, eller om du skal tage hensyn til ophavsret.

Når vi kommunikerer med hinanden som medarbejder, udtrykker vi os kort og præcist. Det gælder mails, og det gælder afviklingen af møder.

Vi spilder ikke hinandens tid med unødvendige informationer, og vi vælger nøje, hvem vi sætter som CC på vores mails.

Også i vores mails tilstræber vi et maksimalt lixtal på 40, og vi undgår i videst muligt omfang passiver - altså for eksempel "man" eller "det vurderes".

God kommunikation er en del af vores arbejde. Nogle er bedre til at kommunikere end andre. Men fordi god kommunikation er så vigtig for Herning Kommune, har vi alle et ansvar for - og en pligt til - at gøre opmærksom på, hvis vi støder på kommunikation, som kan forbedres.

Målet er, at flest muligt forstår mest muligt af det, vi arbejder med. Både internt og eksternt.

så ringer du til Kommunikation. Vi er der for at hjælpe!