Indkøb og udbud

Formål

Principperne har til formål at sætte rammerne og retningen for Herning Kommunes udbud og indkøb.

De overordnede rammer følger Byrådets pejlemærker om bæredygtighed og FNs verdensmål samt KLs strategipapir for indkøb, der taler ind i en dagsorden om miljømæssig, social og økonomisk bæredygtighed.

Herning Kommune har ikke alene et ansvar for at forvalte borgernes penge bedst muligt, men også en mulighed for og en pligt til at være med til at påvirke omverdenen via vores indkøb. Det kan ske ved at indtænke både klima og miljø, sociale forhold og etik samt omkostninger og kvalitet, når vi køber ind.

Fire fokusområder

Principperne er inddelt i fire strategiske fokusområder, der tilsammen angiver, hvordan Herning Kommune ønsker at købe ind:

1. Klima og miljømæssig bæredygtighed
2. Social bæredygtighed
3. Økonomisk bæredygtighed
4. Samarbejde og innovation

Fokusområderne konkretiseres i mål og handleplaner.

DK2020 Klimaplan

Herning Kommune har med DK2020 klimaplanen øget fokus på bæredygtighed og på målet om at blive en klimaneutral kommune i 2050. I 2030 skal CO2 udledningen fra Herning Kommune som virksomhed være reduceret med 70%.

Udbuds-og indkøbsområdet udgør med en indkøbsvolumen på 1,4 mia. kr. et vigtigt felt til at løfte niveauet for bæredygtighed og reducere CO2 udledningen.

Rækkevidde

Principperne gælder for alle kommunale indkøb af varer, tjenesteydelser samt bygge-og anlægsopgaver.

Principperne for indkøb er også gældende for selvejende institutioner, der har drifts-overenskomst med Herning Kommune, samt institutioner, hvor mindst 50% af driften finansieres af Herning Kommune.

Kommunalt indgåede aftaler kan aldrig bruges til private indkøb.

Lovgivning

Som offentlig myndighed er Herning Kommune underlagt EU’s udbudsdirektiv og den danske udbudslov. Det indebærer, at Herning Kommune er forpligtet til at sende en lang række varer og opgaver i udbud og dertil at overholde de tilknyttede procedure-regler.

Mål

1. Reducere CO2 udledning i Herning Kommunes indkøb
2. Skubbe til virksomhedernes incitament til at udvikle og levere flere konkurrencedygtige og grønne løsninger.
3. Videregive viden om forbrugshierarkiet og bæredygtige produkter (mærker), så indkøberne bliver i stand til at træffe bæredygtige valg.

Klima og miljømæssig bæredygtighed

er vigtigt for Herning Kommune.

Herning Kommune følger de indkøbsmål, som er udfærdiget af Partnerskab for Offentlige Grønne Indkøb (POGI).

Omlægning af adfærd

Herning Kommune ønsker at arbejde for at reducere miljøbelastningen og fremme udvikling og brug af mindre miljøbelastende produkter og tjenesteydelser.

For at opnå mere miljømæssigt bæredygtigt indkøb vil vi stille krav til vores leverandører om bæredygtig produktion, håndtering og distribution. Samtidig vil vi skubbe til deres incitament til at udvikle flere grønne løsninger.

Tankesættet bag forbrugshierarkiet nedenfor er, at man før et indkøb skal overveje, om man helt kan undgå købet eller benytte sig af genbrug. Hvis det ikke kan lade sig gøre, bør man gå efter varer, som er fremstillet af genanvendelige materialer. Er dette ikke muligt, bør man vælge at købe varer med miljømærker.

Bæredygtigt byggeri og anlæg

Herning Kommune ønsker at støtte de mest energieffektive og miljørigtige løsninger i byggeri-og anlægsopgaver, inden for de givne økonomiske rammer.

Vi vil vægte bæredygtighed i vores udbud og arbejde aktivt med metoder, der øger andelen af bæredygtigt byggeri og anlæg.

Miljømærker

På indkøbsportalen fremgår produkter med miljømærker, så det er muligt at vælge de produkter, som bedst tilgodeser det aktuelle behov.

Beregning af klimaaftryk

Første skridt er at fastsætte en baseline for den nuværende CO2 belastning. Herefter skaffe viden om, hvilke varer og tjenesteydelser, som har den største CO2 belastning. Med afsæt heri at beslutte, hvilke indsatser der skal prioriteres til at nedbringe udledningen af drivhusgasser.

Transportsektorens udledning af CO2 svarer til ca. 30% af den samlede danske udledning. Derfor ønsker vi at reducere CO2 aftrykket på levering af varer. Det kan eksempelvis handle om at reducere antallet af leveringer og brug af fossilfri brændstof i varebiler m.v.

Reduktion af plast-og emballagemængden samt et fokus på at købe sæsonens fødevarer er også tiltag, som hjælper os i mål med at nedbringe CO2 belastningen. Herudover at begrænse forbruget af bl.a. oksekød, som har et stort klimaaftryk.

Mål

1. Der skal være ordentlige arbejdsforhold på alle kommunens kontrakter.
2. Vi arbejder for at indgå aftaler med virksomheder, der vægter social bæredygtighed.

Social bæredygtighed

Vi ønsker at fremme det etiske og sociale samfundsansvar. Gennem kommunens udbud er der fokus på at skabe lærlingepladser, ordentlige arbejdsvilkår og jobmuligheder.

Herudover skabe plads til mennesker på kanten af arbejdsmarkedet og virksomheder, der støtter lokale foreninger.

Arbejdsklausuler

Herning Kommune ønsker at medvirke til, at der skabes et sikkerheds-og sundhedsmæssigt forsvarligt arbejdsmiljø i såvel egen organisation som hos leverandøren.

Kommunen stiller krav om arbejdsklausuler i alle indkøb af tjenesteydelser, drift samt bygge-og anlægsopgaver.

Det gælder også eventuelle underleverandører, og derfor pålægges leverandørerne et kædeansvar, hvor de er ansvarlige for, at deres underleverandører også sikrer ordentlige løn-og ansættelsesvilkår for deres medarbejdere.

Lærlinge-og praktikpladser

Herning Kommune ønsker opmærksomheden rettet mod at skaffe tilstrækkeligt med lærlinge-og praktikpladser i private virksomheder, der er leverandører til Herning Kommune, især inden for byggeriet.

Herning Kommune følger de til enhver tid gældende vejledninger herom fra Konkurrence-og Forbrugerstyrelsen.

Ansvarlige indkøb

Vi stiller krav om, at leverandøren respekterer grundlæggende menneskerettigheder, og at de efterlever internationale konventioner, herunder FN´s menneskerettighedserklæring.

Det inkluderende arbejdsmarked

Vi ønsker, at der er plads til mennesker med reduceret arbejdsevne på arbejdsmarkedet. Vi ønsker derfor at samarbejde med virksomheder, der tager et socialt ansvar bl.a. ved at ansætte medarbejdere på kanten af arbejdsmarkedet, hvor disse medarbejdere typisk er ansat i fleks-eller skånejob.

Mål

1. Større fokus på totalomkostninger (TCO), da det langsigtede perspektiv er afgørende for at handle økonomisk og miljømæssigt bæredygtigt.
2. Fastholde og gerne øge vores compliance og e-handelsgrad på det høje niveau fra 2022.

Totaløkonomi og godt købmandskab

I Herning Kommune køber vi ind med fokus på at forvalte borgernes penge bedst muligt. Et godt købmandskab indebærer, at aftalerne ikke blot er juridisk holdbare, men også er brugbare i dagligdagen.

Ved hvert udbud foretager vi en helhedsvurdering, hvor pris, kvalitet og andre forhold –såsom bæredygtige betragtninger –indgår.

Ved at gennemføre udbud hvor beregningen af totalomkostningerne (TCO) indgår, kan vi udvælge de produkter, der er billigst på den lange bane, og hvor ressourcerne anvendes mest effektivt.

I opgørelsen af lave anskaffelses-og driftsomkostninger i hele produktets levetid indgår også energiforbrug, reparations-muligheder, miljøbelastning samt genbrug og genanvendelighed.

Gæld

Der handles som hovedregel ikke med leverandører, som har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige.

Kommunens indkøbsaftaler skal anvendes

En høj compliance betyder, at størstedelen af vores indkøb sker hos de leverandører, som vi har indgået aftale med.

En høj compliance er en forudsætning for, at vi henter de gevinster hjem, vi har opnået på indkøbsaftalerne.

Herning Kommune vil fastholde og gerne øge den nuværende høje compliance på 93% på aftaler indgået fra centralt hold.

Reducere interne transaktionsomkostninger

Ved at have et brugervenligt e-handelssystem og ved at uddanne indkøberne, så de kan bruge Herning Kommunens Indkøbsportal, reduceres den tid, som anvendes på indkøb og som i stedet kan bruges på kerneopgaven.

E-handel giver tryghed for kommunens indkøbere i forhold til pris og kvalitet, men sikrer også effektive arbejdsgange fra bestilling til kontering og betaling af faktura.

Herning Kommune vil fastholde og gerne øge den nuværende høje e-handelsgrad på 95%.

Mål

1. Støtte lokale indkøb blandt andet ved brug af fleksible udbuds-former og delkøbsbestemmelsen.

Samarbejde og innovation

Herning Kommune vil indgå i fællesskaber og dialoger med omverdenen, så der skabes gode vilkår for innovation og bæredygtig vækst.

Fælles udbud

Herning Kommune vil, når det giver mening, indgå i indkøbsfællesskaber eller -aftaler med andre kommuner, regioner og staten om indkøb af varer og tjenesteydelser.

Det lokale erhvervsliv

Ved egne indkøbsaftaler er det muligt at benytte udbudslovens bestemmelser om delkøb og dele aftalerne op i mindre delaftaler, som lokale leverandører kan byde på. Delkøbsbestemmelsen vil også blive brugt til at konkurrenceudsætte dele af opgaver med bæredygtigt fokus.

Herning Kommune ønsker at styrke anvendelse af fleksible udbudsformer ved f.eks. at inddrage forhandling og innovationspartnerskaber til at sikre, at vores indkøb følger nyeste udvikling og til enhver tid møder vores behov.

Dialog og udvikling

Ved udbud af forskellige aftaler er det vigtigt, at Herning Kommune har en god dialog og forventningsafstemning internt i organisationen i forhold til hvilke forhold, der skal vægtes i udbudsmaterialet.

I dialogen med leverandøren bliver vi klogere på, hvilke løsninger, der findes på markedet, og hvilke forventninger, vi kan stille til de produkter og ydelser, kommunen køber.

Herning Kommune prioriterer, at dialogen med leverandørerne ligger så tidligt i udbudsprocessen som muligt.

Dialogen skal være bred og samle erfaringer fra flere brancher. Det vil sige inkludere emner lige fra grønne alternativer, nye teknologier, mulig digitalisering og socialt ansvar til