Nye regler for PDF-filer

Selve loven træder i kraft 23. september 2018.

I forhold til PDF-filer og andre dokumentformater betyder det, at de filer, der er lagt på hjemmesiden før 23. september 2018 ikke skal være tilgængelige, medmindre de "er nødvendige for de aktive administrative processer".

Læs mere om "gamle" filer under "Hvad med de filer, der allerede ligger på hjemmesiden?".

Mange datoer - stor forvirring!

Selve loven træder i kraft 23. september 2018 - og for vores vedkommende i Herning Kommune, skal vi have styr på tilgængeligheden inden 23. september 2019.

At datoen for lovens anvendelse hedder 23. september 2019 for vores vedkommende skyldes, at CMS-systemet bag hjemmesiden bliver udskiftet efter 23. september 2018. 

Hvis du mener at have læst et sted, at loven først finder anvendelse fra 23. september 2020, så er det den dato, der gælder, hvis du kører med et CMS-system, der er lavet FØR 23. september 2018.

Hvis du føler dig forvirret på et dybere niveau, er der ikke noget at sige til det. Men vi har ikke lavet loven :)

Nej. Loven gælder alle dokumentformater.

"Ved dokumentformater forstås dokumenter, som ikke primært er beregnet til webbrug, og som findes på websider, såsom Adobe Portable Document Format (PDF), Microsoft Officedokumenter eller tilsvarende formater."
(Bemærkninger til §1 i lovforslaget, side 12)

Hvis du gør brug af en PDF-fil, hvor brugeren kan udfylde felter (en skrivbar PDF), skal du finde en anden løsning.

Filen kan eventuelt laves som en NemForm formular, men der er en årlig omkostning forbundet med dette.

Du er velkommen til at kontakte Tina Gjermand Hansen eller Susanne Frederiksen for mere info.

Filer, som er lagt på hjemmesiden før 23. september 2018, skal være tilgængelige, hvis de "er nødvendige for de aktive administrative processer". Ellers ikke.

At de "er nødvendige for de aktive administrative processer" vil for eksempel sige, hvis deres indhold har betydning for borgerens indberetning eller ansøgning i en selvbetjeningsløsning.

Filer, som kommer på hjemmesiden efter 23. september 2018, skal være tilgængelige.

Det er Europa-Parlamentet og Rådet, der har bestemt, at offentlige myndigheders websteder skal være tilgængelige for alle. Det gælder også de PDF-filer og andre dokumenttyper, som ligger på hjemmesiden.

Det juridiske grundlag er "direktiv 2016/2102/EU af 26. oktober 2016 om tilgængelighed af offentlige organers websteder og mobilapplikationer (webtilgængeligheds-direktivet)", samt den danske "Lov om tilgængelighed af offentlige organers websteder og mobilapplikationer", som træder i kraft 23. september 2018, og som implementerer EU-direktivet i dansk lovgivning.

En 10 år gammel aftale

I virkeligheden har du skullet gøre dine PDF-filer tilgængelige i mere end 10 år! I hvert fald hvis du har levet op til den aftale, som regeringen, KL og Danske Regioner indgik i 2007, og som trådte i kraft 1. januar 2008.

Aftalen forpligtede parterne på at bruge syv sæt obligatoriske åbne standarder for software i det offentlige, herunder standarder for tilgængelige websteder (WCAG - Web Content Accessibility Guidelines) - også kendt som WCAG 2.0.

Det er en misforståelse, at webtilgængelighed kun handler om at hjælpe blinde medborgere. Mennesker, der har svært ved at læse, er farveblinde, har museskader, er svagtseende eller er udfordret kognitivt, får også svært ved at bruge digitale løsninger og websteder, hvis ikke de er gjort tilgængelige. Somme tider bliver det direkte umuligt.

Det fremgår af Europa-Kommissionens forslag til Europa-Parlamentets og Rådets direktiv om tilgængelighed af offentlige organers websteder COM(2012) 721 final af 3. december 2012, at "antallet af mennesker med funktionsnedsættelser eller handicap i 2012 anslås til at være 80 mio. mennesker i Europa, og at dette tal kan stige i takt med, at EU's befolkning ældes."

Herning Kommunes weborganisation, HKweb, har samlet fem gode råd til, hvad du kan gøre med PDF-filer på hjemmesiden, når den ny lov træder i kraft.

Fjern filen

Ta' en kritisk vurdering af indholdet i filen og spørg dig selv: Hvad giver dette dokument til min bruger? Er det særlig vigtigt? Kan det mon undværes?

Formidl indholdet

Måske kan indholdet i dit dokument laves til almindeligt godt webindhold - det vil sige indhold, der er kort, klart og klikbart.

Kontakt Kommunikation eller din forvaltnings web-koordinator. De kan hjælpe dig med at finde ud af, om dette er den rigtige løsning.

Link til en anden hjemmeside

Hvis indholdet i din fil oprindeligt stammer fra en anden hjemmeside, så link til det oprindelige indhold i stedet.

Henvis til ekstra materiale

Er det kun en lille, særlig målgruppe, der har brug for dit dokument? Så kan vi på hjemmesiden lave en kort beskrivelse af indholdet i dokumentet og bede brugeren sende en mail, hvis han eller hun vil have det tilsendt.

Gør filen lovlig

Der findes værktøjer i blandt andet Word og Adobe Acrobat, som kan tjekke tilgængeligheden af dit dokument. Disse værktøjer forsøger også at anvise, hvad du skal gøre, for at sikre at dit dokument er tilgængeligt.

Simple dokumenter, som udelukkende indeholder tekst, illustrative billeder uden tekst og almindelige tabeller er forholdsvis enkle at gøre tilgængelige.

Dokumenter med diagrammer, grafer, kort og lignende er betydeligt vanskeligere at gøre tilgængelige. Her kan det være nødvendigt at betale sig fra at få professionelle til at gøre filen tilgængelig.