Tilsynsvejledning for plejecentre og daghjem

Her er vejledningen for de tilsyn, vi som kommune fører med plejecentre og daghjem.

Tilsynsenheden laver hvert år tilsynsbesøg på det Sociale område. På baggrund af disse besøg laver vi tilsynsrapporter. Her er den vejledning, som vi følger, når vi laver tilsyn på området.

Formålet med tilsynet er at sikre at tilbuddene lever op til:

  • Kravene i Serviceloven, Forvaltningsloven, Retssikkerhedsloven, persondataloven.
  • De politiske mål i kommunen.

Formålet for tilsyn 2018/2019 er at sikre, at tilbuddene lever op til Herning kommunes pårørendestrategi og værdighedspolitik.

For friplejeboliger gælder endvidere, at de skal leve op til friplejeboligcertificeringen.

Derudover er Tilsynet altid opmærksomme på, om der er andet, der giver anledning til opmærksomhed under selve tilsynet.


Fokusområdet for 2018 er udvalgte temaer fra pårørendestrategien samt værdighedspolitikken.

  1. Pårørende strategien
    Inddragelse af viden og erfaringer
  1. Værdighedspolitikken
    Kvalitet, tværfaglighed og sammenhæng i plejen

For friplejeboliger er der særlige krav til tilsyn, derfor indgår nedenstående mål kun der.

Kvalitetsmålene er følgende:

  • At tilbuddet efterspørger pårørendes observationer og viden om borgeren.
  • At der foregår en forventningsafstemning mellem borgeren, pårørende, personalet.
  • At pårørende inddrages og ses som en ressource i forbindelse med væsentlige beslutninger og afklaring af mulige indsatser og tilbud til borgeren.
  • At der er tværfagligt samarbejde der sikre koordinering og kontinuitet for borgeren.
  • At det tværfaglige samarbejde medføre ny viden der er med til at give oplevelsen af kvalitet og fleksibilitet.
  • At borger/pårørende oplever at der er en sammenhængende indsats tilrettelagt ud fra den enkeltes behov.


Særligt for Friplejeboliger:

  • At Friplejeboligerne leverer den service der fremgår af certificeringen.

Der gennemføres 1 årligt tilsyn på plejecentrene og Rehabiliteringscenter Herning.

Daghjemmene er omfattet at gradueret tilsyn. Dette betyder, at de fordeles over 2 år.

Det kan, efter et tilsyn, være nødvendig med endnu et tilsyn, såfremt der er fundet forhold, som vurderes, at kræve nærmere undersøgelse. Tilsynsbesøget kan da være enten anmeldt eller uanmeldt, og fokusområdet vil være at undersøge den eller de forhold, som der blev fundet under sidste besøg. Et nyt tilsynsbesøg afgøres og planlægges individuelt i de konkrete tilfælde.


Tilsynet foregår i 2018/2019 ved:

  • Pårørende - spørgeskema (svarende til min. 30% af beboerne)
  • Personale - spørgeskema (social- og sundhedsassistenter, sygeplejerske samt evt. pædagoger, svarende til min 30% af de 3 personalegrupper)
  • Leder - samtale
  • Borger - samtale (de sidste 4-5 indflyttede borgere)
  • Gennemgang af dokumentation

Besvarelser på spørgeskemaerne indhentes i slut november - start december 2017.
Resultaterne fremsendes til lederen af tilbuddet senest 10 arbejdsdage før tilsynsbesøget med henblik på lederens forberedelse til samtalen.

Tilsynet gennemføres i 1. kvartal 2018 med start 9 januar.
På tilsynsdagen, gennemgås dokumentationen for det enkelte tilbud.
Der afholdes samtale med 4-5 borgere på det enkelte tilbud i tidsrummet 10.30-11.30.
Derefter afholdes der samtale med leder fra kl. 11.30-12.30

Leder inviteres via kalendersystemet til tilsynssamtale på tilbuddet.

Der gives ikke umiddelbart en mundtlig tilbagemelding på tilsynets fund. Når rapporten er sendt i høring, vil der være mulighed for en telefonisk samtale mellem tilbudsleder og den ansvarlige tilsynsførende, med henblik på uddybning af rapporten.

Tilsynet fører til en rapport og et bilag. Rapporten offentliggøres på Herning kommunes hjemmeside.
Bilaget offentliggøres ikke, da den omfatter personfølsomme oplysninger, og alene har til formål at uddybe tilsynets fund, og skabe udvikling samt læring i de enkelte tilbud.


Såfremt der er givet anmærkninger ved tilsynet i 2017, følges der op på dette.

Rapporten er et udtryk for en vurdering af tilbuddet på baggrund af de tilgængelig oplysninger indenfor fokusområdet.

Tilsynsrapporten sendes senest efter 10 arbejdsdage, til høring i tilbuddet. Tilbuddets leder har mulighed for at indgive høringssvar på faktuelle fejl og forståelsesmæssige problematikker.
Tilsynsenheden har derefter 10 arbejdsdage til at afslutte tilsynsrapporten.

Lederen har altid mulighed for at tilføje en lederbemærkning til den endelige tilsynsrapport. Lederbemærkninger har til formål at beskrive den indsats tilbuddet fremadrettet vil iværksætte på baggrund af tilsynets bemærkninger.

Rapporten journaliseres i kommunens dokumenthåndteringssystem SBSYS.
Tilbuddene er selv ansvarlige for, at tilsynsrapporterne også er tilgængelige på tilbuddet. Så vidt det er muligt, anbefales det at lægge rapporterne på tilbuddets egen hjemmeside.

Konklusionen indeholder en samlet vurdering af de fokusområder, der er indgået i tilsynet.
I konklusionen anvendes følgende overordnede taksonomier i forhold til vurderingen:

  • Mangler og/eller kritisable forhold
    Målene er i meget lav grad opfyldt

  • Mindre tilfredsstillende
    Målene er i lav grad opfyldt

  • Tilfredsstillende
    Målet er i middelgrad opfyldt

  • Meget tilfredsstillende
    Målene er i høj grad opfyldt

Opfølgning

Det er lederens ansvar at følge op på eventuelle henstillinger og bemærkninger i tilsynsrapporten, ligeledes er det leders ansvar at sikre, at der sker vidensdeling til afdelinger, der ikke er indgået i tilsynet.

Ved resultatet mangelfuld eller kritisable forhold:

  • Sendes den endelige tilsynsrapport til orientering hos driftschefen. Driftschefen sørger for eventuel orientering af det politiske niveau
  • Ved mangelfulde/kritisable forhold, er lederen af tilbuddet ansvarlig for, at der inden 10 arbejdsdage, fra modtagelse af den endelige rapport, udarbejdes en handleplan, som sendes til driftschefen og Tilsynsenheden.
  • Lederen af tilbuddet, er ansvarlig for opfølgning på baggrund af tilsynsrapporterne.
  • Senest 60 arbejdsdage efter en evt. handlingsplan er udarbejdet, sender lederen af tilbuddet, en orientering til driftschefen om, hvorledes der er fulgt op på handlingsplanen.

Årsberetning

En gang årligt afgiver Tilsynsenheden en samlet Årsberetning for tilsyn i Sundhed og Ældre. Her vil der fremgå generelle betragtninger på baggrund af tilsynsbesøgene.

Årsberetningen forelægges det/de relevante politiske udvalg.


Lovgrundlag for tilsyn

  • Lov om retssikkerhed og administration på det sociale område § 15 og § 16.
  • Lov om Social service, Kap. 26 Godkendelse, opfølgning og tilsyn.
  • Lov om friplejeboliger

Lovgrundlag for gennemførelsen af tilsynet

For at kunne gennemføre et tilsyn, er der behov for adgang til oplysninger om borgerne.
Tilsynsenheden er omfattet af regler om tavshedspligt i Forvaltningsloven § 27, og regler om at man ikke må skaffe sig andre oplysninger end dem, der er nødvendige, for at behandle sagen jf. forvaltningslovens § 32.
Desuden giver Persondataloven tilsynsmyndigheden adgang til de oplysninger, der er nødvendige for at kunne gennemføre tilsynet.


Kontaktinfo

Pia Bjerring Strandbygaard
Afdelingsleder Tilsynsenheden
Tlf.: 51491047
Mobil: 51491047
Send e-mail til tilps@herning.dk

 

Brug altid en sikker mail, hvis din besked indeholder personlige eller følsomme oplysninger.