Tilsynsvejledning for dagtilbud

Her er vejledningen for de tilsyn, vi som kommune fører med vores dagtilbud.

Tilsynsenheden laver hvert år tilsynsbesøg på dagtilbudsområdet. På baggrund af disse besøg laver vi tilsynsrapporter. Her er den vejledning, som vi følger, når vi laver tilsyn.

Formålet med tilsynet er at undersøge, om borgere i Herning Kommune modtager den hjælp de kan forvente, og at hjælpen udføres professionelt, og i overensstemmelse med lovgivningen og Herning Kommunes serviceniveau. 


Lovgrundlag for tilsyn

  • Lov om retssikkerhed og administration på det sociale område § 15 og § 16.
  • Lov om Social service, Kap. 26 Godkendelse, opfølgning og tilsyn.
  • Dagtilbudsloven § 5.

Lovgrundlag for gennemførelsen af tilsynet

For at kunne gennemføre et tilsyn, er der behov for adgang til oplysninger om borgerne.
Tilsynsenheden er omfattet af regler om tavshedspligt i Forvaltningsloven § 27, og regler om at man ikke må skaffe sig andre oplysninger end dem, der er nødvendige, for at behandle sagen jf. forvaltningslovens § 32.
Desuden giver Persondataloven tilsynsmyndigheden adgang til de oplysninger, der er nødvendige for at kunne gennemføre tilsynet.


Tilsynet, i denne periode, føres ud fra et 2 årigt koncept. Hvor temaet for perioden udvælges i samarbejde mellem det politiske udvalg, forvaltningen og Tilsynsenheden.

Tilsynet er fordelt på de 33 ledelsesområder, uanset områdets størrelse og antallet af matrikler. Tilsynene er fordelt med 50% det første år og de sidste 50% det 2. år (se bilag 1).

Frekvensen af tilsyn er afhængig af hvor mange der er omfattet af gradueret tilsyn. Det vil sige, at hvis tilsynets konklusion giver et meget tilfredsstillende eller tilfredsstillende resultat, så fritages man for tilsyn året efter.

For tilbud hvor konklusionen er mindre tilfredsstillende, kan der blive tale om et opfølgende tilsyn samme år.

Ved tilbud hvor konklusionen giver et ikke tilfredsstillende resultat, bliver der altid fulgt op med et ekstra tilsyn enten samme år, eller året efter.

Tilsyn på kommunale, selvejende og private dagtilbud føres ud fra samme princip.

Det er ledelsens ansvar at følge op på de anmærkninger der gives på baggrund af tilsynene.


I konceptet for 2017-2018 anvendes som et forsøg, tilsynsmodulet i Hjernen og hjertet fra Rambøll. Hjernen og Hjertet er en del af institutionernes eget dokumentationssystem, der udover et tilsynsmodul, også indeholder sprogvurderinger, dialogprofiler, udviklingsplaner, m.m.

Tilsynet består af 3 faser.

Før:

Der gives besked til de enkelte ledere om at udfylde Lege- og læringsmiljøvurderingen (LLMV), dette sker via CBL.

Lederne har ansvaret for at instruere deltagerne i at udfylde LLMV, samt sikre at alle får besvaret undersøgelsen.

CBL sikrer at der indhentes mailadresser til forældre på kommunale tilbud, der ligeledes skal besvare LLMV. Tilsynsenheden indhenter mailadresser på private tilbud.

Leder, personale og forældre har en tidsfrist på 3 uger fra modtagelse af link, til undersøgelsen skal være afsluttet.

Leder får desuden besked om, at der skal udfyldes spørgsmål til tilsynet efter LLMV er udfyldt - tidsfrist her er 14 dage fra modtagelse af link.
Spørgsmålene kommer via en mail med et link til jer, Spørgsmålene går på, at I som ledere skal forholde jer til de data I får fra LLMV og sprogvurderingerne. Jeres besvarelser vil indgå i tilsynsrapporten.

Tilsynsenheden gennemgår alle besvarelser inden selve besøget

Under tilsynsbesøget

Tilsynsbesøget foregår på dagtilbuddets adresse.

Samtale med leder og/eller den pædagogisk leder - ca. 1 1/2 timer.

Her gennemgås besvarelserne fra LLMV og besvarelserne på tilsyns-spørgsmålene.

Efter

Rapport udarbejdes og lægges på Herning kommunes hjemmeside (se punkt vedr. Tilsynsrapport).

Leder udarbejder udviklingsplan for de enkelte anmærkninger i Hjernen og hjertet. Tilsynet orienteres når udviklingsplanen er udfyldt.

Tilsynsbesøget

Det primære tilsyn er anmeldt. Såfremt der skal laves et opfølgende tilsyn eller et ekstra tilsyn, kan dette være enten anmeldt eller uanmeldt, afhængig af problemstillingen. 

Dato for tilsynet kan ikke ændres, kun i tilfælde af force majeure.

I tilsynsbesøget deltager 2 tilsynsførende.

Dagsorden for tilsynsbesøget

  1. Kl. 8.00-11.00 Tilsynet gennemgår LLMV og lederbesvarelser og udarbejder uddybende spørgsmål (foregår på Tilsynsenhedens kontor)
  2. Kl. 11.30-13.00 samtale med leder ved første Tilsynssted (se mødeindkaldelse via kalendersystem)
  3. Kl. 13.30-15.00 samtale med leder ved andet Tilsynssted (se mødeindkaldelse via kalendersystem)

Der gives ikke en tilbagemelding under selve tilsynet. Når rapporten er sendt i høring, vil der være mulighed for telefonisk samtale med den ansvarlige tilsynsførende, med henblik på uddybning af rapporten.


Tilsynsenheden, Q-udvalget og Børne- og Familieudvalget har besluttet at temaerne for 2017-2018 er:

  • Sprog
  • Forældreinddragelse

Tilsynsrapporten sendes senest efter 10 arbejdsdage, til høring og tager udgangspunkt i tilsynstemaerne. Rapporten er et udtryk for Tilsynsenhedens vurderinger og kontrol af tilbuddets faglige kvalitet og indsats.

Rapporten vil beskrive resultatet af tilsynet ud fra en sammenlignelig konklusion.

Tilbuddets leder har mulighed for at indgive høringssvar på faktuelle fejl og forståelsesmæssige problematikker.
Tilsynet har derefter endnu 10 dage til at afslutte tilsynsrapporten

Tilsynsrapporterne er offentligt tilgængelige på Herning Kommunes hjemmeside, og journaliseres i kommunens dokumenthåndteringssystem SBSYS. Tilbuddene er selv ansvarlige for, at tilsynsrapporterne også er tilgængelige på tilbuddets hjemmeside.

Konklusionen indeholder en samlet vurdering af de temaer, der er indgået i tilsynet.

I konklusionen anvendes følgende overordnede taksonomier i forhold til vurderingen:

  • Mangler og/eller kritisable forhold
  • Mindre tilfredsstillende
  • Tilfredsstillende
  • Meget tilfredsstillende

Opfølgning

Det er lederens ansvar at følge op på eventuelle henstillinger og bemærkninger i tilsynsrapporten. Leder udarbejder udviklingsplan for de enkelte anmærkninger i Hjernen og hjertet. Tilsynet orienteres når udviklingsplanen er udfyldt.

Et opfølgende tilsynsbesøg kan forekomme på baggrund af, at der under tilsynsbesøget er observeret forhold, som kræver nærmere undersøgelse.

Procedure ved tilsyn på kommunale og selvejende tilbud som har driftsoverenskomst, med resultatet mangelfuld eller kritisable forhold:

  • Ved mangelfulde/kritisable forhold, sender Tilsynsenheden den endelig tilsynsrapporten til orientering hos driftschefen. Driftschefen sørger for eventuel orientering af det politiske niveau.

  • Ved konstaterede manglefulde/kritisable forhold, er lederen af tilbuddet ansvarlig for, at der inden 10 arbejdsdage, fra modtagelse af den endelige rapport, udarbejdes en handleplan, som sendes til driftschefen og Tilsynsenheden.

  • Lederen af tilbuddet, er ansvarlig for opfølgning på baggrund af tilsynsrapporterne.

  • Senest 60 arbejdsdage efter en evt. handlingsplan er udarbejdet, sender Lederen af tilbuddet, en orientering til driftschefen om, hvorledes der er fulgt op på handlingsplanen.

For private tilbud med resultatet mangelfuld eller kritisable forhold:

  • Ved mangelfulde/kritisable forhold, sender Tilsynsenheden den endelig tilsynsrapporten til orientering hos bestyrelsesformanden og driftschefen for Børn og Unge Herning Kommune

  • Ved konstaterede kritisable forhold, er Bestyrelsen af tilbuddet ansvarlig for, at der inden 10 arbejdsdage, fra modtagelse af den endelige rapport, udarbejdes en handleplan, som sendes til Tilsynsenheden og driftschefen for Børn og Unge Herning Kommune.

  • Bestyrelsen af tilbuddet er ansvarlig for opfølgning på baggrund af tilsynsrapporterne.

  • Senest 60 arbejdsdage efter en evt. handlingsplan er udarbejdet, sender Bestyrelsen af tilbuddet en orientering til Tilsynsenheden og driftschefen for Børn og Unge Herning Kommune om, hvorledes der er fulgt op på handlingsplanen.

  • Tilsynsenheden kan vælge at orientere det politiske udvalg.

Årsberetning

En gang årligt afgiver Tilsynsenheden en samlet Årsberetning. Her vil der fremgå generelle betragtninger på baggrund af tilsynsbesøgene.

Årsberetningen forelægges de relevante politiske udvalg.


Kontaktinfo

Mia Gry Terkelsbøl Mortensen
Socialrådgiver/Tilsynsførende
Tlf.: 51491057
Mobil: 51491057
Send e-mail til tilmm@herning.dk

 

Brug altid en sikker mail, hvis din besked indeholder personlige eller følsomme oplysninger.